Le décompte annuel arrive, et une ligne pose question. Honoraires de syndic, ravalement, contrôle de l’ascenseur : ces charges sont-elles vraiment à la charge du locataire ?
La réponse tient à un principe que presque personne n’énonce clairement.
La liste des charges locatives récupérables est fixée par un décret, et elle est exhaustive : tout ce qui n’y figure pas reste à la charge du propriétaire, quoi que dise le bail.
Seules les dépenses listées par le décret du 26 août 1987 sont récupérables sur le locataire. Les provisions se régularisent une fois par an, sur dépenses réelles, et tout se prescrit au bout de trois ans.
- Le décompte se communique un mois avant la régularisation
- Les justificatifs restent consultables six mois
- Le forfait n’est possible qu’en location meublée
Sommaire de l’article
Quelles charges le propriétaire peut-il récupérer ?
Sept catégories de charges locatives sont récupérables dans le parc privé, et la liste est limitative. Ce qui n’y figure pas ne peut pas être refacturé au locataire, même avec son accord et même si une clause du bail le prévoit.
Voici ces sept catégories de charges, avec ce qu’elles recouvrent concrètement.
| Catégorie | Exemples concrets | Statut |
|---|---|---|
| Ascenseurs et monte-charge | électricité, entretien courant, petites réparations | récupérable |
| Eau et chauffage collectif | consommation, entretien de la chaufferie, ramonage | récupérable |
| Installations individuelles | entretien du chauffage et de la production d’eau chaude | récupérable |
| Parties communes intérieures | électricité, nettoyage, entretien de l’interphone | récupérable |
| Espaces extérieurs | espaces verts, allées, aires de stationnement | récupérable |
| Taxes | enlèvement des ordures ménagères, balayage, assainissement | récupérable |
| Salaires des employés d’immeuble | gardien, concierge, personnel d’entretien | partiellement, sous conditions |
La dernière ligne est la seule qui ne se règle pas d’un mot.
La part récupérable du salaire d’un gardien dépend des tâches qu’il assure réellement : le nettoyage et la sortie des poubelles ne se traitent pas comme la surveillance ou la gestion administrative.
Choisissez un poste de votre décompte.
- Poste
- aucun
- Statut
- choisissez un poste
- Catégorie du décret
- à déterminer
La liste du décret du 26 août 1987 est exhaustive : une clause du bail qui prévoirait autre chose est réputée non écrite. Cet outil couvre les postes les plus courants, pas la totalité du décret.
Le principe qui structure toute cette liste se résume en une phrase : on récupère l’usage et l’entretien courant, jamais l’investissement ni la structure. Une fois ce réflexe acquis, la plupart des lignes d’un décompte se qualifient sans avoir à ouvrir le texte.
Ce principe explique aussi les cas limites.
Réparer une porte de hall qui ferme mal relève de l’entretien courant ; remplacer la porte par un modèle blindé est une amélioration, donc une dépense de propriétaire.
Une précision de périmètre s’impose : ces règles valent pour le parc privé. Le logement social relève d’un autre décret, celui du 9 novembre 1982, dont la liste est complétée par des accords collectifs.
Le décret ne se contente pas de nommer des catégories, il descend au niveau du poste de dépense.
C’est ce qui rend la lecture d’un décompte praticable : chaque ligne se rattache à une catégorie ou à aucune, et le second cas règle la question tout seul.
Une nuance se retient, sur l’eau. La consommation d’eau froide et chaude des parties communes est récupérable, comme l’entretien des compteurs, mais leur remplacement ne l’est pas : on retrouve la frontière entre l’usage et l’équipement.
Quelles charges restent à la charge du propriétaire ?
Tout ce qui ne figure pas au décret, par construction.
Les charges locatives s’arrêtent là où commence votre patrimoine. Mais quelques postes reviennent si souvent dans les litiges qu’ils méritent d’être nommés, parce que ce sont ceux qu’on refacture par erreur.
Les charges qui restent à votre charge de propriétaire :
- le contrôle technique quinquennal de l’ascenseur
- l’électricité personnelle du locataire, qui relève de son abonnement
- les travaux de réparation portant sur la structure du bâtiment
- les honoraires du syndic et la gestion administrative de la copropriété
- le remplacement d’un équipement vétuste, chaudière ou ascenseur compris
La logique se lit dans cette liste.
L’entretien d’un ascenseur profite au locataire qui l’utilise tous les jours ; son remplacement valorise votre bien pour vingt ans. Le premier se récupère, le second est un investissement.
💡 Ce qu’il faut savoir : une clause du bail qui rendrait récupérable une dépense absente du décret est réputée non écrite. Elle ne produit aucun effet, même signée par les deux parties, et le locataire peut en réclamer le remboursement.
Ne confondez pas non plus charges locatives et charges de copropriété.
Les secondes sont bien plus larges : elles couvrent tout ce que l’immeuble dépense, et seule une partie d’entre elles est récupérable sur le locataire.
C’est d’ailleurs le point de départ de tout décompte correct. Vous partez de l’appel de charges de votre copropriété, vous en retirez ce qui n’est pas récupérable, et le reste seul est refacturable.
Le syndic facilite parfois ce tri des charges en éditant un état des charges récupérables par lot, distinct de l’appel de charges classique.
Demandez-le : il fait gagner un temps considérable et il limite les erreurs de qualification.
Quand ce document n’existe pas, faites le tri une fois sérieusement, puis conservez votre grille. Les postes d’un immeuble bougent peu d’une année sur l’autre, et le travail ne se refait pas chaque exercice.
Provision ou forfait, et combien provisionner ?
Deux systèmes de charges coexistent, et un seul est ouvert à tous.
La provision mensuelle avec régularisation annuelle est le régime de droit commun ; le forfait est réservé à la location meublée, quand le bail le prévoit.
La différence entre les deux est de nature, pas de degré : elle porte sur ce que deviennent les charges en fin d’année.
Une provision est une avance qui se solde chaque année sur les dépenses réelles ; un forfait est un montant définitif, qui ne se régularise jamais, ni au bénéfice du bailleur ni à celui du locataire.
⚠️ L’erreur fréquente des bailleurs : appliquer un forfait de charges sur un logement vide. Le forfait n’est ouvert qu’au meublé. Sur une location vide, le locataire reste en droit d’exiger une régularisation sur dépenses réelles.
Reste la question que tout le monde pose sur les charges locatives et à laquelle personne ne répond : combien provisionner ? Aucune moyenne fiable n’existe, et c’est un constat, pas une esquive.
Ni les huit premiers résultats de recherche ni une source publique ouvrable ne publient de montant de référence.
La raison est mécanique. Le montant des charges locatives dépend de l’existence d’un ascenseur, d’un gardien, d’un chauffage collectif et de la taille de l’immeuble : deux appartements identiques dans deux copropriétés voisines n’ont rien de comparable.
La bonne méthode ne passe donc pas par une moyenne, mais par votre propre décompte. En quatre gestes :
- reprenez le dernier appel de charges de votre copropriété
- isolez la quote-part de votre lot
- retirez ce qui n’est pas récupérable
- divisez par douze
Un dernier repère utile : les charges ne suivent pas le loyer.
Elles ne se révisent pas à l’indice de référence des loyers, elles se régularisent sur des dépenses réelles. Confondre les deux mécanismes est l’erreur la plus courante en gestion locative.
Vous obtenez une provision qui ne produira ni rappel désagréable ni remboursement à la régularisation. C’est aussi le seul montant que vous pourrez justifier si le locataire le conteste.
Rien ne vous interdit d’ajuster la provision l’année suivante, une fois la régularisation faite : un locataire préfère payer un peu plus chaque mois qu’un rappel de trois cents euros d’un coup. Évitez l’excès inverse, cependant : surprovisionner gonfle le coût mensuel affiché du logement et vous oblige à rembourser chaque année.
Comment se passe la régularisation annuelle ?
La régularisation des charges locatives consiste à comparer ce que le locataire a versé en provisions à ce que les dépenses réelles ont coûté, et à solder la différence.
Elle est annuelle et obligatoire dès lors que le bail prévoit des provisions.
La procédure suit toujours les mêmes étapes.
- Réunir les dépenses réelles à partir des appels de charges de la copropriété
- Isoler la part récupérable en retirant ce qui ne figure pas au décret
- Établir un décompte détaillé par nature de charge, jamais un montant global
- Le communiquer un mois avant la régularisation
- Tenir les justificatifs à disposition pendant six mois
- Solder en remboursant le trop-perçu ou en réclamant le complément
La troisième étape est celle que les bailleurs bâclent le plus, et c’est elle qui fait la valeur d’un décompte de charges. Un décompte qui annonce « régularisation de charges : 340 euros » ne remplit pas l’obligation : il faut le détail par nature de dépense, poste par poste.
C’est aussi votre meilleure protection.
Un locataire qui voit la ligne ascenseur, la ligne ordures ménagères et la ligne espaces verts comprend ce qu’il paie, et il conteste rarement. Un montant global appelle la contestation par lui-même.
Le délai de six mois porte sur la consultation des pièces, pas sur leur envoi. Vous n’êtes pas tenu d’expédier toutes les factures, mais vous devez permettre au locataire de les consulter s’il le demande dans ce délai.
Le calendrier de la régularisation dépend en pratique de celui de votre copropriété.
Vous ne pouvez solder les comptes qu’une fois l’approbation des comptes annuels votée en assemblée générale, ce qui décale souvent la régularisation de plusieurs mois après la clôture.
Dites-le au locataire plutôt que de le laisser s’interroger. Une ligne expliquant que la régularisation interviendra après l’assemblée générale évite la relance et le soupçon d’oubli.
Que faire en cas de désaccord sur les charges ?
Sur les charges locatives, le locataire a le droit de consulter les pièces justificatives, et ce droit n’est pas négociable. Refuser cette consultation est le meilleur moyen de transformer une discussion en litige, alors qu’elle règle la plupart des désaccords.
Vient ensuite une règle de prescription des charges qui protège les deux parties et que peu de bailleurs connaissent : la prescription de trois ans.
Elle joue dans les deux sens, et elle ferme définitivement les comptes anciens.
⚠️ Trois ans, dans les deux sens : une charge de mars 2026 se réclame jusqu’en mars 2029, pas au-delà. Passé ce délai, le bailleur ne peut plus rien exiger, et le locataire ne peut plus rien contester.
Cette prescription vaut aussi pour les régularisations oubliées.
Un bailleur qui n’a rien régularisé depuis cinq ans peut encore réclamer les trois dernières années, jamais les cinq, et il devra fournir le détail de chacune.
Le locataire dispose du même délai en sens inverse. S’il a payé pendant des années des charges locatives non récupérables, il peut en réclamer le remboursement sur trois ans, décompte et justificatifs à l’appui.
Si le désaccord sur les charges persiste malgré la consultation des pièces, la commission départementale de conciliation peut être saisie par l’une ou l’autre partie.
Elle est gratuite, et elle traite précisément ce type de litige avant qu’il aille devant un juge.
Notre position de praticiens de la gestion locative tient en une phrase : un décompte détaillé et des factures accessibles éteignent presque tous les litiges de charges locatives. Ce qui les allume, ce sont les montants globaux et les demandes de justificatifs restées sans réponse.
Questions fréquentes
La taxe foncière est-elle récupérable ?
Non, elle reste à la charge du propriétaire. Une seule exception, et elle figure souvent sur le même avis : la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, qui est bien récupérable sur le locataire.
Les honoraires du syndic sont-ils récupérables ?
Non. La gestion administrative de la copropriété ne figure pas au décret, elle reste donc à votre charge de propriétaire, comme les frais de tenue d’assemblée générale.
Peut-on réclamer des charges oubliées il y a quatre ans ?
Non, la prescription est de trois ans. Vous pouvez encore réclamer les trois dernières années, à condition de produire un décompte détaillé pour chacune, mais la quatrième est définitivement éteinte.
Le locataire peut-il refuser de payer sans justificatifs ?
Il peut exiger de consulter les pièces, qui doivent rester à sa disposition pendant six mois après l’envoi du décompte. Un bailleur qui ne les produit pas s’expose à voir sa demande contestée avec succès.
⚠️ Le périmètre de cette page : la liste des charges récupérables citée ici est celle du décret du 26 août 1987, applicable au parc privé. Le logement social relève d’un autre texte. En cas de désaccord persistant sur un décompte, la commission départementale de conciliation peut être saisie.